Удаленная кухня Take the Cake

В прошлой статье «Хватит жить прошлым, или бизнес в стиле Remote», я писал о причинах, которые побудили наше агентство отказаться от офиса, рассказывал об открывающихся возможностях, а также развеивал мифы об удаленной работе.

Теперь хочу показать, как всё это работает на практике. Но, начну я с результата, которого мы достигли на сегодня. Иначе, какой смысл читать статью, если результат вас не устроит? :)

Маркетинговое агентство Take the Cake существует уже больше года. За это время мы накопили базу клиентов, которые сотрудничают с нами на постоянной основе, работая как по ежемесячным услугам (SEO, SMM, Email-маркетинг, так и по разовым работам (digital-стратегии для компаний, продуктов и услуг; проектирование сайтов; маркетинговые исследования и т. д.) Этот список почти в равных долях состоит из проектов на аутсорс от другого, более крупного агентства и собственных клиентов. За всё время нашей работы из-за неудовлетворительного результата от нас ушел всего 1 клиент (из-за кризиса неправильно спрогнозировали KPI по продажам, отработали в ноль, деньги клиента не потеряли, чего, к сожалению, нельзя сказать о времени). В месяц мы подписываем 1–2 новых клиента. Обороты и прибыль агентства постоянно растут, как за счет новых клиентов, так и за счет увеличения работ по текущим проектам. Что я хочу этим сказать? Наши клиенты довольны. Мы растем и развиваемся. У нас по-прежнему нет офиса. Как же так?

Членов нашей команды объединяет важный факт — мы любим свою работу. Это фундамент, на котором все держится. Мы не разделяем жизнь на будни, выходные и отпуск. Я бы даже работой это не назвал, потому что в России это слово воспринимается негативно: «Черт, завтра на работу…». Когда вы меняете свое время на деньги — это работа. Когда вы занимаетесь тем, чем хотите, постоянно развиваясь, и при этом получаете удовольствие и деньги — это самореализация.

А еще мы чувствуем свой вклад в развитие отечественного рынка. Мы изучаем потребности людей и в соответствии с ними помогаем улучшать продукты и услуги наших клиентов. Мы сводим людей, которые предлагают решения, с людьми, которые нуждаются в них. Если наша работа сделана хорошо — компания добивается маркетинговых целей, а клиент становится счастливее.

И, конечно, у нас есть общие цели, к которым мы стремимся, ради которых мы и стали одной командой. Общая цель учитывает интересы каждого сотрудника. Каждый успешный проект — это еще один маленький шаг на пути к этой цели. Все это знают, и этого хватает, для того чтобы появилась личная ответственность за результат.

Существует единый документ, в котором прописана общая структура агентства, с распределением зон ответственности, рабочих циклов и принципов ценообразования.

Под каждый проект менеджер, исходя из задач клиента, собирает рабочую группу. Для каждого сотрудника группы определяется общий план работ на месяц. Подробный план работ на неделю обсуждается на еженедельной планерке в понедельник. 95% работ выполняется сотрудниками агентства. В случае непрофильной работы, менеджер проекта подключает проверенных фрилансеров (к примеру, доработка сайтов на специфических CMS). Еженедельно мы информируем клиента о ходе работ, а в конце месяца специалисты формируют отчет о проделанных работах и достигнутых результатах по своим зонам ответственности. Менеджер собирает мозаику и отчитывается перед клиентом, обсуждает дальнейшие планы, предлагает новые решения.

Для организации работы внутри агентства мы постоянно используем: Bitrix24, Slack, Skype, Google Docs и Dropbox.

Инструмент, который позволяет структурировать все процессы и взаимосвязи в агентстве.

Корпоративный чат для обсуждения проекта, темы или просто для общения.

Недостатков пока не нашли. Свою роль в процессах компании выполняет на «отлично».

Незаменим для живого общения и встреч с клиентами.

Для организации командной работы над одним документом.

Хранение файлов агентства в одном месте.

Продажи. Прием заявок осуществляется посредством электронной почты или телефона. На нашем сайте стоят виртуальные городские номера с переадресацией на мобильные устройства, также есть виртуальная АТС с возможностью переключения на другого абонента. Встречи с клиентами происходят онлайн или на независимой территории (кафе, бар, ресторан) или в офисе клиента.

Бухгалтерия. У нас есть ООО, с УСН, с налогами «доходы минус расходы». Бумажек, как вы понимаете, приходится собирать очень много. Но это не проблема, так как всю эту работу мы отдали бухгалтерской компании на аутсорсинг. Все договора, акты, счета и прочее хранятся у них в офисе. Все электронные копии — у нас в Dropbox. Вся почтовая корреспонденция поступает сразу к ним. Раз в месяц я приезжаю поставить печать и расписаться на документах. Юристы, кстати, тоже на аутсорсе.

Библиотека. Электронная, конечно. В нашей библиотеке уже 300+ книг и нам не нужен шкаф, только Dropbox.

Живое общение и командный дух. Бытует мнение, мол, для эффективной работы необходимо, чтобы сотрудники заряжались друг от друга энергией, чувствовали поддержку друг друга и т. д. Друзья, XXI век на дворе, уже давно можно обменяться энергией, не выходя из чатика. Смайлики в помощь!
Если в какой-то день вам этого недостаточно, вы можете договориться с коллегой поработать в уютном кафе. К примеру, мы с Екатериной Ивановой и Михаилом Морозовым частенько выбираемся поработать вместе, попить вкусного кофе и просто пообщаться.

Погода не очень? На помощь придет все тот же Skype. Сидя в уютном кресле, укутавшись в плед, можно общаться по видеосвязи.

Корпоративы. Отсутствие офиса делает корпоративы настоящими праздниками, ведь уже нельзя отмазаться и просто выпить с коллегами в офисе.

Когда мы только открылись, хоть я и понимал, что агентство может продуктивно работать без офиса, но все же я побаивался говорить клиентам, что у нас его нет. Столько мифов и стереотипов. Да и прошлая статья появилась из-за того, что клиент не захотел с нами сотрудничать по этой же причине. Сегодня я вернулся со встречи, на которой потенциальный клиент мне сказал: «Я вообще не понимаю, зачем таким компаниям, как вы, офисы: это лишние издержки, вам же только интернет нужен…»